Informace o rozsahu a významu zpracovávaní osobních údajů
Správce osobních údajů
Bc. Hana Kříbalová
Pověřenec osobních údajů
Mateřská škola je správce osobních údajů (OÚ) a zpracovává osobní údaje dětí, jejich zákonných zástupců a jimi pověřených osob. Zpracovávány jsou údaje uvedené v evidenčním listu dítěte, tzn. jména, adresy, kontaktní údaje, data narození a rodná čísla. Tyto údaje jsou zpracovávány ve veřejném zájmu a na základě zákona č. 561/2004 Sb. (školský zákon), evidence školní jídelny, seznamů dětí, knihy úrazů, označování věcí dětí a seznamů oprávněných osob.
Záznamy jsou vedeny pro:
- Zdravotní dokumentaci
- Psychologické vyšetření
- Pořizování a zveřejňování údajů, fotografií a audiovizuálních záznamů ze školních akcí - webové stránky, školní tabla, propagační materiály školy, nástěnky, sociální sítě
- Pořádání školních a mimoškolních akcí (výlety, exkurze, sportovní hry…)
- Doprovod žáka do a ze školy
- Přihlášení ke stravování
- Logopedii
Na základě školského zákona jsou údaje poskytovány SPC, PPP, Městský úřad (odbor školství, sociální) a ČŠI. Každý, jehož osobní údaje jsou zpracovávány, má právo požadovat od správce přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz anebo omezení zpracování a může na rozsah a způsob zpracování podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Dále má právo vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu má právo kdykoli souhlas odvolat. Mateřská škola nepředává osobní údaje do jiných států a zpracovává osobní údaje pouze v nezbytně nutné míře a má zpracovány vnitřní postupy pro jejich zabezpečení.
Zásady ochrany osobních údajů
I.Mateřská škola Piaristická 137, Piaristická 137, Moravská Třebová, okres Svitavy je příspěvkovou organizací, jejímž zřizovatelem je obec Moravská Třebová. Hlavní činností organizace je zajištění předškolního vzdělávání svých žáků ve smyslu zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“).
V souladu s účinností nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“ nebo „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“) byly přijaty tyto Zásady ochrany osobních údajů. Tyto zásady jsou účinné ke dni 25. 5. 2018.
Cílem těchto zásad je seznámit subjekty osobní údajů, tj. děti, zákonné zástupce i třetí osoby, se zpracováním osobních údajů základní a mateřskou školou a informovat o právech, které mohou subjekty osobních údajů uplatnit.
1. Co je to nařízení GDPR
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR, je uceleným souborem pravidel na ochranu dat v Evropské unii. Cílem je co nejvíce chránit práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji. Dát jim větší kontrolu nad tím, co se s jejich daty děje. GDPR se dotkne každého, kdo shromažďuje nebo zpracovává osobní údaje občanů EU. GDPR začalo v celé EU platit jednotně od 25. května 2018. V České republice tak nahradí současnou právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě směrnice č. 95/46/ES a související zákon č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, který bude v budoucnu nahrazen zákonem o zpracování osobních údajů, tzv. adaptačním zákonem.
Dalšími právními normami zabývajícími se ochranou osobnosti a osobních údajů jsou:
- Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, který řeší zejména otázky ochrany osobnosti, např. pořizování a zveřejňování fotografií.
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který řeší otázky archivace dokumentů a významně tak souvisí s právem na výmaz osobních údajů (tzv. právem být zapomenut), neboť po dobu zákonné archivační doby není možné osobní údaje vymazat.
- Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“), který stanoví pro školy určité kategorie zpracování, které musí škola provádět ze zákona, např. vedení školní matriky
GDPR je založeno na principu odpovědnosti správce mateřské školy a přístupu založeném na riziku:
- Princip odpovědnosti znamená odpovědnost školy za dodržení zásad zpracování, které jsou uvedeny v čl. 5 odst. 1 GDPR a zároveň musí správce být schopen tento soulad doložit (čl. 5 odst. 2 GDPR).
- Přístup založený na riziku znamená, že škola musí přihlížet k pravděpodobným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, zejména žáků, a tomu musí přizpůsobit i zabezpečení osobních údajů, tj. zavést vhodná technická a organizační zabezpečení.
Jsou údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, o zdravotním stavu, sexuální orientaci a trestních deliktech či pravomocném odsouzení.
Subjekt údajů je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
2. Kdo je správce osobních údajů
Správce je osoba, která určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
V daném případě jde o I.MŠ Piaristická 137 Moravská Třebová okres Svitavy.
Kontakt na správce ochrany OÚ (mateřská škola)
3. Kdo je pověřencem osobních údajů
Pověřenec pro ochranu osobních údajů, občas označovaný anglickou zkratkou DPO, je osoba, která je zkušená v oblasti ochrany osobních údajů a dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo tak, jak má, zejména v souladu s příslušnými právními předpisy. Rovněž je to nejpovolanější osoba pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů.
Kontak na pověřence ochrany OÚ
4. Za jakým účelem zpracováváme Vaše osobní údaje
Každé zpracování osobních údajů má svůj účel. Pokud osobní údaje nepotřebujeme, nezpracováváme je. Obecně se účely zpracování osobních údajů rozlišují na:
- Účely k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas – jedná se o zejména o zpracování v rámci plnění zákonných či smluvních povinnosti, popř. pro zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů či zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (např. zajištění přijímací řízení dětí).
- Účely k nimž GDPR vyžaduje váš souhlas – zpracování osobních údajů na vaše přání, kdy zpracování osobních ukončíme ihned, jakmile souhlas odvoláte, např. dobrovolné zveřejnění fotografie na sociálních sítí.
- Marketingové účely – v některých případech tato kategorie zpracování souhlas vyžaduje, jindy ne. Naše škola ovšem nikdy nezpracovává vaše osobní údaje pro účely marketingu.
Účely, k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas
Bez vašeho souhlasu mohou být osobní údaje ve škole zpracovávány pouze v souladu s GDPR na základě těchto právních titulů:
- Zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti – většina povinností vyplývá ze školského zákona a zákona o archivnictví.
- Zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce – základní vzdělávání je veřejným zájmem; je totiž realizací základního lidského práva na vzdělání ve smyslu čl. 33 Listiny základních práv a svobod.
- Zpracování, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů základní školy – těmito zájmy jsou zejména ochrana práv školy, zejména ochrana reputace a dobrého jména, ochrana majetku školy, ochrana majetku a zdraví žáků, zákonných zástupců i zaměstnanců školy, vymáhání pohledávek školy.
- Zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů – jde o situaci, kdy škola vystupuje jako smluvní partner.
Účely, k nimž GDPR vyžaduje váš souhlas
- Zveřejňování fotografií vč. profilování na sociálních sítích.
- Zveřejňování fotografií v tištěných médiích.
- Zveřejňování fotografií na tablu školy.
Marketingové účely
Ředitel školy důsledně zakazuje předávání osobních údajů žáků a zákonných zástupců třetím osobám soukromého práva za účelem marketingu (nabídky pomůcek, knih, aktivit pro žáky apod.). Obdobně se postupuje i u osobních údajů zaměstnanců školy.
5. Jaké jsou naše oprávněné zájmy
Mezi účely, k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas, patří také ochrana našich oprávněných zájmů. Těmi jsou:
- Realizace předškolního vzdělávání – předškolní vzdělávání je realizací základního lidského práva na vzdělání ve smyslu čl. 33 Listiny základních práv a svobod. Je činěno ve veřejném zájmu, ale zároveň je našim oprávněným zájmem zajistit denní režim dítěte ve škole, přizpůsobit mu vzdělávání na míru, aktivně jej ve školním i mimoškolním vzdělávání podporovat. Za tím účelem musíme znát jeho specifické potřeby, talenty, zájmy, koníčky i hendikepy a historii jeho vzdělávání.
- Prezentace dobrého jména školy a ochrana její pověsti – je v našem zájmu se pochlubit úspěchy našich žáků, neboť jde rovněž o úspěchy našich pedagogických pracovníků. Může tak dojít ke zveřejňování autorských děl žáků a výsledků školních soutěží a olympiád, což zahrnuje i prezentaci sportovních výsledků žáků, školských děl, např. výtvarných či audiovizuálních děl žáků nebo záznamů uměleckých vystoupení žáků (hudebních, divadelních apod.).
- Ochrana majetku a bezpečnosti – z důvodu ochrany našeho majetku a majetku, života a zdraví našich žáků, zákonných zástupců žáků i pedagogických pracovníků a dalších zaměstnanců naší školy, jakož i dalších osob, před protiprávním jednáním, ale i v rámci prevence a objasňování civilních deliktů, přestupků či trestných činů může rovněž dojít ke zpracování vašich osobních údajů. Pod tento zájem řadíme i zajištění bezpečného průběhu výletů, škol v přírodě či jiných školních akcí.
- Ochrana práv školy a vymáhání pohledávek – v případě soudního sporu vzniklého ze vzájemných soukromoprávních i veřejnoprávních vztahů budeme vaše osobní údaje využívat po dobu trvání soudního sporu, vč. všech řádných i mimořádných opravných prostředků, popř. po dobu jiných řízení či realizace výkonu veřejné moci (např. správní řízení, komunikace s veřejným ochráncem práv, trestní stíhání, …). Mezi ochranu našich práv řadíme i vymáhání pohledávek.
- Usnadnění a urychlení komunikace – pro komunikaci s žáky i zákonnými zástupci využíváme telefonní číslo a emailovou adresu.
- Plnění povinností vyplývajících z projektů financovaných z národních či evropských fondů za účelem kontroly efektivního nakládání s finančními prostředky.
Ve všech těchto případech jde o zpracování na základě titulu oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Ve všech těchto případech vám přísluší právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR.
Právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě výše zmíněných oprávněných zájmů, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. O vaší námitce rozhodneme do jednoho měsíce.
6. Jaké osobní údaje zpracováváme
Škola zpracovává pouze takové údaje, které potřebuje pro účely své činnosti. Jedná se o tyto kategorie osobních údajů:
- Základní identifikační údaje dítěte a zákonných zástupců – jméno a příjmení, vč. všech příp. dřívějších jmen a příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, státní občanství, adresa trvalého pobytu .
- Kontaktní údaje dítěte a zákonných zástupců - adresa bydliště, telefonní číslo a emailová adresa.
- Informace ze vzájemné korespondence a komunikace mezi školou a jeho zákonnými zástupci.
- Fotografie – školní fotografie, reportážní fotografie ze vzdělávacích, sportovních či kulturních akcí školy.
- Informace o zdravotním stavu žáka nebo s ním související – zejména údaje o očkování, zdravotních omezeních, akutních i chronických chorobách, alergiích, úrazech a psychologických diagnózách. Vždy jen pokud jsou nezbytné pro výkon činnosti školy a vzdělávání žáka.
7. Jak byly osobní údaje získány
Osobní údaje získáme od zákonných zástupců dítěte, a to hlavně při přijímacím řízení dítěte do školy. Následně i v průběhu jeho předškolního a školního vzdělání. V neposlední řadě údaje může škola získat od zdravotnických zařízení a pedagogicko-psychologických poraden.
8. Jste povinni škole osobní údaje předávat
Zpracování osobních údajů pro účely, ke kterým nevyžadujeme váš souhlas, je zákonnou či smluvní povinností, popř. je nezbytné pro ochranu našich práv a právem chráněných zájmů či pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, zejména zajištění přijímací řízení žáka jeho vzdělávání. V těchto případech je zákonný zástupce povinen škole předat osobní údaje již v průběhu přijímacího řízení, neboť škola by bez těchto údajů nebyla schopná zajistit plnění právních povinností, kterými je například zajištění zdraví dětí, vedení zákonem uložené dokumentace a evidence žáků či plnění cílů školního vzdělávání uložených školským zákonem.
Zpracování osobních údajů pro účely, ke kterým GDPR vyžaduje váš souhlas je zcela dobrovolné. Takové zpracování osobních ukončíme ihned, jakmile souhlas odvoláte, a osobní údaje nám vůbec nemusíte poskytnout.
9. Jak dlouho budeme osobní údaje uchovávat
Mateřská škola osobní údaje týkající se dítěte uchovává zejména na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a dále na základě zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a to nejen v průběhu vzdělávání dítěte, ale i po jeho skončení v zákonných skartačních a archivačních lhůtách. Doba uložení jednotlivých dokumentů se řídí těmito zákony a spisovým a skartačním řádem. Do spisového a skartačního řádu lze nahlédnout v sídle školy.
V případě, že jsou osobní údaje předávány zpracovatelům je nezbytné tyto osobní údaje dostatečně zabezpečit. S každým zpracovatelem jsme uzavřeli tzv. zpracovatelskou smlouvu, kde se zpracovatelé zavázali k mlčenlivosti a dále k tomu, že budou zpracovávat vaše osobní údaje výhradně dle našich pokynů.
10. Jak jsou osobní údaje chráněny
V rámci objektové bezpečnosti dodržujeme několik základních bezpečnostních opatření. Listinná vyhotovení dokumentů, ve kterých jsou obsaženy vaše osobní údaje, jsou uložena v šanonech v uzamykatelných skříních nebo v uzamčených kancelářích, kde nikdy nezůstávají bez dozoru oprávněných osob. V budově školy je nainstalován kamerový systém, a to u hlavních vchodových dveří, k osobním údajům mají přístup pouze oprávnění pedagogičtí pracovníci, nadřízení zaměstnanci, vedení školy a další oprávněné osoby, které je potřebují pro svou činnost, např. školní logoped, školní psycholog apod.
Všichni zaměstnanci nakládají s osobními údaji v souladu s přijatou směrnicí o ochraně osobních údajů a těmito základními zásadami:
- Technologické zabezpečení - soubory jsou softwarově chráněny. Přístup k elektronickým datovým souborům je zabezpečen hesly v souladu s nastavením přístupových práv. Zaměstnanci byli poučeni o tom, jak pracovat s prostředky ICT technologií.
Systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů je zabezpečen následujícími instrumenty:
- Uložení dokumentů podle spisového a skartačního řádu.
- Zřízení funkce pověřence pro ochranu osobních údajů, který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů ve škole.
- Osobní odpovědnost osob, které vedou spisy.
- Shromažďování pouze nezbytných osobních údajů, například seznam žáků bez rodných čísel.
- Povinnost skartovat již nepotřebné údaje
- Zachovávat mlčenlivost o osobních údajích.
- Neposkytovat osobní údaje osobám mimo výchovně vzdělávací proces.
- Školní řád obsahuje pravidla o ochraně osobnosti ve škole.
- Ochrana osobních údajů při práci s ICT technikou.
11. Jaká jsou naše práva související se zpracováním osobních údajů
V souladu s ustanoveními čl. 12 až 22 nařízení GDPR mohou subjekty uplatnit svá práva.
- Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 nařízení GDPR) – zákonní zástupci mohou požadovat informace o tom, jaké údaje o nich organizace zpracovává.
- Právo na opravu osobních údajů (čl. 16 nařízení GDPR) – zákonní zástupci mají právo požádat o opravu neúplných či nesprávných osobních údajů, které se jich týkají. Tím není dotčena povinnost hlásit změny týkající se osobních údajů a uvádět škole správné a úplné osobní údaje potřebné k realizaci vzdělávání.
- Právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 nařízení GDPR) – v určitých stanovených případech má zákonný zástupce právo požadovat, aby škola osobní údaje vymazala. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Škola osobní údaje sama maže po uplynutí doby nezbytnosti, tj. zejména příslušné skartační lhůty automaticky. Subjekt údajů se však může na školu se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost subjektu údajů pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo subjektu údajů na výmaz může mít škola povinnost či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení bude subjekt údajů detailně informován.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 a 19 nařízení GDPR) – škola zpracovává osobní údaje dětí a zákonných zástupců pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud zákonný zástupce měl pocit, že škola překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, může žák či zákonný zástupce podat žádost, aby jeho/její osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje zpracovány v omezeném režimu (pouze uchovávány). Žádost subjektu údajů pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován.
- Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 nařízení GDPR) – v případech zpracování osobních údajů dětí a jejich zákonných zástupců na základě právního titulu oprávněného nebo veřejného zájmu mají žáci a jejich zákonní zástupci právo vznést námitku proti zpracování. V takovém případě škola provede balanční test (test proporcionality), ve kterém porovná protichůdné zájmy, a vznesenou námitku vyhodnotí.
- Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – zákonný zástupce se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů.
V případě zpracování na základě souhlasu máte právo souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu ovšem není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
12. Jak mohu upratnit svá práva
Jednotlivá práva můžete uplatnit přímo u správce nebo u pověřence pro ochranu osobních údajů.
Obecné informace k uplatnění práv
Veškerá sdělení a vyjádření k vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů vás budeme informovat.
13. Používání souborů cookies
Naše webové stránky využívají výhradně tzv. technické (nezbytné) cookies. Tyto soubory jsou nezbytné pro správné fungování webových stránek a jejich technické zobrazení (např. zajištění přihlášení administrátora do redakčního systému nebo udržení technické relace).
Vzhledem k tomu, že na webu nepoužíváme žádné analytické, marketingové ani jiné sledovací nástroje (např. Google Analytics, reklamní pixely apod.), ukládáme do vašeho zařízení pouze cookies, ke kterým dle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, není vyžadován předchozí souhlas uživatele. Z tohoto důvodu se na našich stránkách nenachází cookie lišta (banner) pro udělování souhlasu. Běžný návštěvník si web prohlíží zcela anonymně bez ukládání sledovacích souborů.